Al definir la función de supervisar como “Estar al pendiente de mis colaboradores para que tengan todo lo necesario para que realicen eficazmente su trabajo” Un participante alzó de inmediato la mano para decirme “yo no puedo hacer eso”.
Era una joven gerente que trabaja en una de las empresas más grandes de la zona.
Pregunté por qué y la respuesta me dejo sorprendido: “Mi 90% del tiempo se me va en juntas”.
Recordé, entonces, una reunión con el staff de otra empresa, en el que habíamos sacado un resumen de lo que era una “junta efectiva”, nos llevó cuarenta minutos y después de ese ejercicio lo han puesto en práctica y han conseguido una eficacia en sus reuniones que les permite ser más eficaces.
Estos son los puntos:
- Preguntarse antes de citar a una junta ¿Es realmente necesaria?
- Citar solamente a las personas que realmente deben de estar en la reunión: en ocasiones, por costumbre, se cita a las mismas personas. Sin embargo hay ocasiones que no se necesita la presencia de todos.
- Al citar comentar a qué horas se comienza y a qué horas terminará, esto permite que se programe el día y que se exija centrarse para terminar en la hora prevista.
- Debe haber una objetivo específico en la agenda de la reunión: lo que nos permite saber si fue efectiva o se perdió el tiempo
- Enviar, con al menos un día de anticipación, los puntos que se van a tratar: Esto ayuda a que se vaya preparado a la junta y ahorrará tiempo. Este punto se discutió mucho, pero planear una junta es fundamental, no debe llegar “a ver de qué se trata”
- Comience a tiempo, quizá al principio no todos logren llegar a la hora, pero cuando se den cuenta que se comienza puntualmente y con quien esté, se acostumbrarán a llegar a tiempo
- No permitir ninguna computadora portátil o tableta a excepción de la del presentador: De no ser así, habrá distracciones, seguramente lo harán de una forma sutil, pero se distraerán. El papel para tomar notas está permitido.
- Sin excepción no se permitirá el uso de teléfonos: aunque sea una llamada de la felicidad; a más de alguno le molestará esta acción, pero a final de cuentas ellos mismos advertirán lo beneficioso que puede ser esta medida.
- Exíjase en no salirse del tema, reenfoque la reunión cuantas veces sea necesario
- Termine a tiempo: Esfuércese por lograrlo, no será fácil
- Comprometa al presentador o a alguien más que envíe un resumen de la junta y de los acuerdos tan pronto como sea posible.
Hay que reconocer que en ocasiones se sale de una junta con la sensación de tiempo perdido. Debemos recordar que perder el tiempo o hacérselo perder a los demás es un gasto intangible y que usted está muy preocupado por ser rentable ¿o no?
Autor: José Luis Castañeda Lerma
