En la actual cultura corporativa, las juntas se han convertido en algo –nunca mejor dicho- de todos los días. Algunas productivas, otras no tanto, unas necesarias otras totalmente lo contrario. Unas se convierten en una exposición, otras realmente son participativas. Unas parecen parte militar, otras se llega preparado y se busca la mejor idea. ¡En fin! Que es raro no tener una semana sin una buena dosis de juntas.

Son un buen consumidor de tiempo, pero ahí están.

¿Quién nos ha enseñado a dirigir una junta? Hemos asistido a tantas y con tantas personas que seguramente tenemos ya nuestro propio estilo. Pero recordemos que una junta mal preparada es un gasto intangible, que lo queramos o no, afecta la rentabilidad, aunque sea el director quien dirija.

La razón más grande por la que las personas se resisten –interior o exteriormente- es el miedo a que no se saque nada en claro. Hay un viejo chiste americano que dice “un camello es un caballo diseñado en una junta”

No está por demás, aprender a llevar una junta de manera efectiva. En este boletín recordaremos algunas características de una junta efectiva. Para que sea un poco más divertido, piensa en la última junta a la que fuiste convocado y analízala de acuerdo al siguiente “check list”.

• Asegúrate antes que nada que la junta es necesaria, que son necesarios todos los convocados, que no se puede informar por otros medios. Pregúntate por lo menos tres veces ¿es necesaria? ¿Es rentable?

• Define el objetivo de la junta

• Comienza a tiempo. Todos apreciamos que se haga un esfuerzo por respetar nuestro tiempo. No esperes a que lleguen todos, de ser así estás beneficiando a los retrasados y perjudicando a los puntuales.

• Distribuye la agenda antes de la junta para que los demás se preparan y tengan listo su punto de vista y trata de ajustarte a ella en tiempo y forma

• Pon fechas límites y delega

• Alguien o algún equipo debe estar disponible para tomar notas y compromisos.

• Mantén a las personas centradas en los puntos de la agenda

• Cuando se polarice una posible solución, recuerda que la mejor será aquella que haga más rentable a la empresa

• Haz que se lean los acuerdos o haz un resumen de lo visto y las tareas asignadas y los tiempos límites

• No acapares ¡por favor! La palabra, si lo quieres hacer así, ¡mándalo por mail!

• Que quede minuta de la junta

• Darle seguimiento a lo visto en la junta

• Anímalos y reconoce las tareas que hayan completado

• Termina a tiempo, esfuérzate por hacerlo. Recuerda que hay personas que aprovechan las juntas para tratar cosas que no son de incumbencia para los demás, páralos a tiempo y atiéndelos a solas.

No olvides que nuestra vida corre en el tiempo y que se te paga por ser rentable. No les robes vida a tus empleados ni recursos a tu empresa.

José Luis Castañeda Lerma